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5 Controles de contabilidad para QuickBooks

He aquí un resumen rápido de cinco poderosas técnicas para minimizar los problemas que surgen cuando hay personas con diferentes niveles de habilidad y confianza trabajando con los datos de QuickBooks:

  • Comparar regularmente los recuentos de inventario con los registros contables de inventario. Una cosa que puede hacer, tanto para minimizar las pérdidas de inventario como para mantener registros contables precisos, es comparar regularmente los recuentos físicos de su inventario con lo que muestran sus registros contables. El propietario de la empresa puede minimizar la pérdida de inventario identificando el tipo de inventario que se roba con más frecuencia o incluso cuando el inventario se roba con más frecuencia.
  • Reconcilie las cuentas bancarias. Otra cosa que los dueños de negocios deberían hacer, en mi opinión, es reconciliar sus propias cuentas bancarias. A menudo, el robo de empleados por parte del personal de contabilidad ocurre cuando los empleados descubren cómo escribir cheques en la cuenta bancaria de la compañía que el propietario no ve. Una manera segura de encontrar una transacción ficticia y fraudulenta es hacer que el propietario concilie el estado de cuenta bancario. Además, cualquier transacción irregular y sospechosa tiende a hacerse obvia cuando el dueño del negocio mira de cerca los cheques.
  • Separar la contabilidad de la custodia física cuando sea posible. En una pequeña empresa, no siempre es fácil separar la contabilidad de alguna actividad de la custodia física o la responsabilidad física de esa actividad. Por ejemplo, es difícil separar la contabilidad de inventario de la custodia física o el acceso a ese inventario. Un empleado de la tienda, por ejemplo, puede robar cigarrillos fácilmente y también ajustar los registros de inventario a través de las ventas de cigarrillos en el registro de efectivo. Sin embargo, siempre que se pueda separar la custodia física de la contabilidad, se produce una comprobación de errores integrada. La persona que lleva la contabilidad verifica indirectamente el cuidado del activo por parte de los custodios físicos.
  • Capacitar a los empleados en el uso de QuickBooks. Usted debe entrenar a sus empleados para usar QuickBooks si tiene un negocio de cualquier tamaño, por dos razones básicas: Alguien que sabe cómo usar QuickBooks es menos propenso a cometer errores involuntarios, y los registros contables sucios camuflan el robo de empleados.
  • Cierre su archivo de QuickBooks. He aquí una técnica final que vale la pena considerar. Aunque no es necesario que cierre el año fiscal en QuickBooks, es posible que desee hacerlo para mantener la integridad de sus datos. Aquí está el cómo: Seleccione el comando Edit→Preferences, seleccione Contabilidad, seleccione la ficha Preferencias de la empresa y, a continuación, haga clic en el botón Establecer fecha de cierre de fecha/contraseña. Cuando QuickBooks le solicite, especifique una fecha de cierre y una contraseña. Después de proporcionar esta información, QuickBooks prohíbe o limita a los usuarios cambiar o introducir transacciones con fecha anterior a la fecha de cierre.
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