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QuickBooks Online para tontos, 3ª Edición

Por Elaine Marmel

QBO y QBOA entran en la categoría de Software as a Service (SaaS). Como tal, usted no compra el software. En su lugar, usted lo alquila; es decir, usted compra una suscripción para usar el software durante un período de tiempo especificado por el vendedor.

Tradicionalmente, usted compra una licencia para usar el software que instala en su computadora, y típicamente, esa licencia le permite instalar el software en una sola computadora.

Y, por supuesto, un usuario de QBO puede pagar cantidades variables por una suscripción, dependiendo del nivel de suscripción adquirido.

QBO está disponible en cuatro niveles de suscripción diferentes, y cada nivel de suscripción posterior cuesta más y contiene más funcionalidad. Las suscripciones QBO disponibles son

  • Trabajador autónomo
  • Inicio simple
  • Lo esencial
  • Además

Todas las versiones de QBO comparten tres atributos en común. En primer lugar, puede utilizar una tableta, un teléfono inteligente o una computadora de escritorio para acceder a sus datos. Segundo, sus datos son automáticamente respaldados en línea. Y tercero, todas las versiones de QBO utilizan 128-bit Secure Sockets Layer (SSL), la misma seguridad y encriptación utilizada por los bancos para proteger los datos enviados a través de Internet.

Utilice la siguiente información para identificar el nivel de suscripción más bajo que satisfaga sus necesidades. En este momento, puede ascender a un nivel superior, pero no puede descender a un nivel inferior.

Los profesionales de la contabilidad que suscriben clientes para QBO y crean empresas cliente originalmente no podían cambiar de una versión de QBO a otra si el profesional de la contabilidad creaba el cliente como parte del programa Intuit Wholesale Pricing. Sin embargo, eso ya no es cierto. De este modo, ya no tendrá que anticiparse a los requisitos de sus clientes para obtener funciones más avanzadas, como la capacidad de realizar un seguimiento del inventario o preparar los 1099.

La versión autónoma

Esta versión de QBO está dirigida a los trabajadores independientes y a las personas que trabajan por cuenta propia, básicamente, aquellos que reciben el Formulario Federal 1099 para dar cuenta del dinero que se les ha pagado y pagar sus impuestos utilizando el Anexo C del Formulario 1040 del IRS. Usando la versión Autoempleado, usted puede

  • Separe el negocio de los gastos personales
  • Calcular y pagar impuestos trimestrales estimados
  • Rastree el millaje y el Formulario 1040 del IRS, Anexo C (el formulario del IRS que la mayoría de las personas que trabajan por cuenta propia deben completar para determinar el ingreso o la pérdida neta del negocio).
  • Controlar los ingresos y gastos
  • Descargue las transacciones de sus cuentas bancarias y de tarjeta de crédito

Al igual que las otras versiones de QBO, puede utilizar una tableta, un teléfono inteligente o un ordenador de sobremesa para acceder a sus datos. Además, la versión Autoempleado utiliza la misma seguridad y encriptación que los bancos, y sus datos son automáticamente respaldados en línea. Como es de esperar, esta versión tiene el menor número de informes disponibles – sólo tres – y sólo una persona puede acceder a QBO.

Actualmente, la versión Autoempleada de QBO no está enlazada con QBOA.

Si opta por incluir TurboTax en su suscripción, también puede pagar sus impuestos trimestrales estimados en línea y exportar la información del Anexo C de QBO a Turbo Tax para que pueda preparar su declaración de impuestos más fácilmente. Con TurboTax como parte de su suscripción, usted recibe una declaración electrónica de impuestos federal y una estatal sin costo adicional.

La versión Simple Start

La versión Simple Start de QBO es ideal para un nuevo negocio con necesidades básicas de contabilidad. Con Simple Start, usted puede

  • Controle sus ingresos y gastos
  • Descargue las transacciones de sus cuentas bancarias y de tarjeta de crédito
  • Crear un número ilimitado de clientes
  • Envío ilimitado de presupuestos y facturas
  • Imprima cheques y registre las transacciones para hacer un seguimiento de los gastos
  • Importar datos desde el escritorio de Microsoft Excel o QuickBooks
  • Invite hasta dos contadores para que accedan a sus datos
  • Integración con las aplicaciones disponibles

Aunque la versión Simple Start es compatible con las funciones de contabilidad de deudores, en la versión Simple Start no es posible realizar un seguimiento de los efectos vencidos en el futuro, ya que no incluye ninguna función de contabilidad de acreedores. Y, otra consideración importante: La versión Simple Start tampoco tiene libro mayor.

Aunque la versión Simple Start permite que dos contadores trabajen en la empresa del cliente, Simple Start está diseñada para un solo usuario. Por lo tanto, el contador no puede crear la empresa del cliente para el cliente. En el momento de la creación de la empresa en QBO, quien la crea se convierte, en el lenguaje de QBO, en el Administrador Principal.

Además de la restricción para un solo usuario, la versión Simple Start ofrece más de 20 informes. Además, los usuarios de Simple Start pueden memorizar la configuración de los informes y producir informes memorizados.

Para los niveles de suscripción que soportan múltiples usuarios, el contador puede crear la empresa para el cliente y luego asignar el rol de Administrador Maestro al cliente. Y, si el contador no convierte al cliente en el Administrador Principal al crear la empresa, el contador puede, más adelante, transferir el rol de Administrador Principal al cliente.

La versión Essentials

La versión Essentials de QBO incluye todas las características que se encuentran en Simple Start. Además, con la versión Essentials, puede

  • Configurar facturas para que facturen automáticamente en un programa recurrente
  • Aprovechar las funciones de Acreedores, incluida la introducción de facturas de acreedor y la programación de su pago para más adelante.
  • Compare sus ventas y rentabilidad con las tendencias de la industria
  • Compare sus ventas y obtenga beneficios con las tendencias de la industria
  • Crear y contabilizar operaciones periódicas
  • Controle a qué pueden acceder sus usuarios

La versión Essentials permite tres usuarios simultáneos y dos usuarios contables. Además, la versión Essentials contiene los informes que se encuentran en Simple Start y 20 informes adicionales.

La versión Plus

La versión Plus de QBO es la versión más completa de QBO. Contiene todas las características que se encuentran en la versión Essentials. Además, usted puede

  • Cree, envíe y realice un seguimiento de los pedidos.
  • Realice un seguimiento del inventario utilizando el método de valoración de inventario FIFO (first in, first out). QBO soporta las necesidades de inventario ligero: Si usted vende productos terminados, QBO debería ser capaz de manejar sus necesidades. Pero si usted necesita ensamblar productos terminados para vender, QBO no satisfará sus necesidades por sí solo. Puede buscar una aplicación que complemente sus necesidades de inventario.
  • Rastree, cree y envíe formularios 1099-Misc.
  • Categorice los ingresos y gastos usando el seguimiento de clases.
  • Realice un seguimiento de las ventas y la rentabilidad por ubicación del negocio. Sólo se puede asignar un emplazamiento a una operación, pero se pueden asignar varias clases a una operación.
  • Dar a los empleados y subcontratistas un acceso limitado a la empresa QBO para introducir el tiempo trabajado.
  • Rastree las horas facturables por cliente.

QBO soporta necesidades de bajo costo de trabajo, pero no le permite calcular automáticamente el costo de la mano de obra.

  • Cree presupuestos para estimar los ingresos y gastos futuros, y cree múltiples presupuestos por año, ubicación, clase o cliente.

Profesionales de la contabilidad: La compañía que viene con QBOA es una compañía Plus.

La versión Plus soporta cinco usuarios simultáneos y dos usuarios contables y puede escalarse para soportar 20 usuarios. La versión Plus también contiene más de 65 informes: todos los informes que se encuentran en las versiones Simple Start y Essentials, y algunos informes adicionales.

Essentials y Plus con el cálculo de nómina

Si un usuario final se inscribe en QBO Essentials o Plus por su cuenta y crea su propia empresa, puede crear la empresa utilizando la opción Plus Payroll, o más tarde puede inscribirse en QBO Payroll (QBOP) por separado. Un contador también puede crear la empresa que utiliza QBOP para un cliente.

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