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3 maneras de mejorar la contabilidad mediante el uso de clases en QuickBooks 2015

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QuickBooks 2015 para tontos

Por Stephen L. Nelson

La mayoría de las veces, usted utiliza el plan de cuentas de QuickBooks y sus listas de categorías de ingresos y gastos y baldes para activos, pasivos y capital del propietario para alcanzar el nivel de granularidad financiera requerido para su contabilidad. Pero a veces, usar las clases de QuickBooks es la única manera de obtener datos más ricos – quizás en situaciones como estas:

  • Para apoyar la contabilidad del DPAD
  • Para inversiones inmobiliarias
  • Para análisis ABC

Utilizar las clases de QuickBooks para DPAD

El DPAD (deducción de las actividades de producción nacional) es una gran deducción para algunas pequeñas empresas. Usted debe saber más acerca de esta laguna tributaria si está operando un negocio de manufactura o uno de los otros negocios que el Congreso de los Estados Unidos permite para utilizar la laguna tributaria (incluyendo firmas de ingeniería y arquitectura, compañías constructoras, productores de petróleo y gas, y así sucesivamente).

Sin adentrarse demasiado en las malas hierbas, la laguna del DPAD le permite tomar una deducción «falsa» equivalente al nueve por ciento de sus ganancias obtenidas en la fabricación de material. Por ejemplo, si su negocio ganó $200,000 fabricando cosas, usted puede recortar el nueve por ciento de esto, o $18,000, de su ingreso imponible.

Sin embargo, este es el trato con la deducción del DPAD: En muchos casos, para tomar la deducción es necesario dividir todos sus ingresos y deducciones en «manufactura» y «no manufactura». Para desglosar los ingresos y las deducciones, se utilizarían «fabricación» y «no fabricación» como clases y, a continuación, se etiquetarían religiosamente los ingresos, el coste de los bienes vendidos y las transacciones de gastos mediante el uso de estas dos etiquetas.

Utilizar las clases de QuickBooks para inversiones de alquiler y regalías

Las propiedades de bienes raíces de alquiler y las propiedades de regalías también presentan situaciones en las que probablemente necesite utilizar las clases de QuickBooks.

Cuando usted reporta los ingresos por alquileres o regalías al gobierno federal y estatal, necesita separar los ingresos y las deducciones por propiedad. Para un contribuyente individual, por ejemplo, usted muestra esta segregación en el Anexo E. Para las sociedades colectivas y las corporaciones del subcapítulo S, usted muestra esta segregación en un formulario 8825.

Si usted es un individuo, una sociedad o una pequeña corporación que tiene inversiones en propiedades de alquiler, por lo tanto, probablemente quiera utilizar las clases de QuickBooks para desglosar los datos de ingresos y gastos por propiedad. Para ello, establezca una clase para cada propiedad y, a continuación, etiquete cada transacción de ingresos o gastos con la clase apropiada al introducir sus datos.

Utilizar las clases de QuickBooks para la contabilidad de costes por actividades

Si desea realizar un simple cálculo de costos basado en actividades (ABC) utilizando QuickBooks, asegúrese de activar el rastreo de clases y luego utilizar religiosamente el rastreo de clases para rastrear los costos generales de los productos y servicios. Esto significaría utilizar clases cuando se introducen transacciones que registran gastos generales para conectar los gastos generales a productos o servicios específicos.

Lo que ABC hace básicamente es rastrear individualmente los gastos generales de productos o servicios específicos de una manera que le permita medir con mayor precisión la rentabilidad de esos productos y servicios. (QuickBooks y su computadora hacen posible este rastreo individual).

Cuando se sabe que, por ejemplo, al producto A se le deberían asignar 8.000 USD de los gastos de alquiler y al producto B 2.000 USD de los gastos de alquiler, la contabilidad es mecánicamente fácil. Se deben utilizar clases para asignar 8.000 USD de alquiler al producto A y 2.000 USD al producto B.

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