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3 Herramientas de gestión de tareas en QuickBooks 2016

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QuickBooks 2016 para tontos

Por Stephen L. Nelson

QuickBooks no es sólo un sistema de entrada de datos para recopilar información contable. También es una herramienta para asegurar que se hagan las cosas financieras y contables: QuickBooks 2016 puede ayudarle a asegurarse de que se paguen las facturas, se presenten las declaraciones de impuestos, se facturen a los clientes, se impriman esas facturas, etc. Descubra tres herramientas útiles para asegurarse de que las cosas de contabilidad que necesita para estar al tanto de todo se hagan: Lista de tareas, recordatorios y administrador de alertas.

Organícese con la lista de tareas de QuickBooks

Si elige el comando Company→To Lista de tareas en QuickBooks 2016, aparece una ventana de lista de tareas pendientes.

Para añadir elementos de acción a la ventana de la lista de tareas, haga clic en el botón Hacer y describa la tarea mediante el cuadro de diálogo Añadir tarea que aparece. Puede proporcionar una descripción de la tarea y también especificar cosas como la prioridad de la tarea, su fecha de vencimiento, el cliente conectado a la tarea, etcétera.

Para quitar tareas de la ventana de la lista de tareas pendientes, haga doble clic en la tarea y, a continuación, cambie el estado a Hecho o Inactivo.

Para imprimir una lista de tareas, haga clic en el botón Informes de la ventana de la lista de tareas pendientes.

Usa los recordatorios de QuickBook para que las cosas se vayan

Es posible que le interese saber que QuickBooks lleva un registro de las cosas que cree que debe hacer: tareas pendientes; tareas de contabilidad (como depósitos bancarios que quiere que usted haga); facturas, cheques y otros artículos que debe imprimir; y así sucesivamente.

Puede ver esta pequeña lista eligiendo el comando Company→Reminders

Puede ajustar el modo en que QuickBooks le recuerda las cosas eligiendo el comando Edit→Preferences, eligiendo la preferencia Recordatorios, haciendo clic en la ficha Preferencias de la empresa y, a continuación, seleccionando o deseleccionando las opciones que desee.

Manténgase a la vanguardia con las alertas de QuickBooks

Otra herramienta de gestión de tareas realmente útil dentro de QuickBooks es la ventana del Administrador de alertas, que aparece cuando se selecciona el comando Administrador de Company→Alerts

La ventana del Administrador de alertas muestra una lista de todo tipo de sugerencias de tareas contables prudentes (como «Hora de hacer una copia de seguridad de los datos»), así como los requisitos legales («Tienes que enviar esos malditos 1099 a tus proveedores»).

Estos recordatorios son realmente útiles para dueños de negocios nuevos o experimentados, contadores y contadores.

El menú Empresa también muestra otro comando, Alertas de mantenimiento, que debe conocer. El comando Alertas de Company→Maintenance muestra una ventana de Alertas de mantenimiento de QuickBooks que usted no utiliza para la gestión de tareas personales y la productividad, pero que puede utilizar para verificar que el programa QuickBooks está actualizado.

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