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10 reglas de oro de la gestión de proyectos

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Proyecto 2016 para tontos

Por Cynthia Snyder

Al comenzar a usar el Proyecto 2016, los dichos comunes (o aforismos, axiomas y preceptos) aquí pueden ayudarle a recordar los principios básicos de la gestión de proyectos. Pégalos en la pared de tu oficina para que puedas revisarlos a lo largo de la jornada laboral.

Rueda con él

La planificación de onda rodante es una excelente manera de simplificar la gestión de un proyecto. No planifique más allá del futuro de lo que pueda ver razonablemente, y no planifique con más detalle de lo que tiene sentido. Cuando se alquila un proyecto por primera vez, sólo tiene fechas de hitos. A medida que empiece a comprender mejor el proyecto, podrá definir el ciclo de vida del proyecto y los resultados clave que se crearán en cada una de sus fases.

Construya el proyecto en fases. Comience con las fases iniciales y complete tareas detalladas, secuencias, recursos y duraciones. Deje las fases posteriores con un alto nivel de detalle; de esta manera, tendrá menos trabajo para rehacer en tareas posteriores que simplemente no se pueden anticipar al comienzo del proyecto. También tendrá menos necesidad de manipular la línea de base de esas tareas posteriores: Si las tareas están demasiado lejos en el futuro, sus necesidades de tiempo no coincidirán con los recursos que se les asignaron originalmente.

Cuando sea temprano en el juego, evite profundizar en los detalles de las tareas que están lejos en el futuro. Project puede ayudarle con la planificación de onda rodante cuando utilice estas características del programa:

  • Vista del diagrama de red: Le ayuda a visualizar gráficamente las fases del proyecto
  • Línea de tiempo: Muestra hitos, entregables y fases a un alto nivel.
  • Expansión y colapso de la tarea: Le permite ocultar o visualizar fases del proyecto.

Pon tus patos en fila

Antes de empezar a crear el proyecto, haz tus deberes. Si no tienes toda la información que necesitas cuando te sientas en la computadora para trabajar con Project, continuamente te detendrás, a mitad del plan y saldrás corriendo a buscar la información, lo cual no es una forma eficiente de trabajar.

Antes de sentarse a elaborar el cronograma del proyecto, piense en la siguiente información del proyecto:

  • Comprobación de la realidad de las expectativas básicas: Basándose en su experiencia en la gestión de proyectos similares a lo largo del tiempo, determine si los entregables, el presupuesto y el cronograma preliminar están dentro de lo razonable. Decida si desea discutir cambios en el alcance y presupuesto para evitar un proyecto que no sea realista desde el principio.
  • Información sobre recursos: Si el recurso es humano, registre el nombre completo del recurso, la información de contacto, las habilidades, el costo, el horario, los conflictos de tiempo, el nombre del gerente y la información de contacto del gerente. Para equipos o instalaciones, consulte su disponibilidad y coste.
  • Estructura del equipo: Determine si un miembro del equipo registra el progreso de todos los demás o si todos los recursos realizan su propio seguimiento. Decida quién actualiza el programa después de realizar los cambios, quién recibe las copias de los informes y quién tiene acceso al programa maestro en línea.
  • Expectativas de la dirección: Pregunte si la gerencia espera ver informes básicos programados regularmente u otro tipo de informe en su lugar. Pregunte cómo, y de quién, obtener la aprobación del presupuesto en varias fases de la planificación del proyecto, y pregunte si algún interés entre empresas requerirá informes o aprobación de múltiples fuentes.
  • Políticas de la empresa: Estos documentos pueden detallar las horas de trabajo y las políticas de horas extras, los calendarios de vacaciones, los cargos por gastos generales o los recargos del proyecto, y el intercambio (o no) de información con clientes y proveedores.

Después de contemplar los temas de esta lista, estará listo para sentarse y comenzar a ingresar información en un proyecto de proyecto. (¿Escuchas un eco aquí?)

Esperar lo inesperado

Sabes que está ahí fuera – Murphy y su maldita ley estipulando que cualquier cosa que pueda salir mal saldrá mal. La mayoría de los proyectos, especialmente los más largos y complejos, no se completan a tiempo ni dentro del presupuesto. Su trabajo como gerente de proyecto es planificar con la mayor precisión posible y luego hacer ajustes prudentes cada vez que alguien le tira una llave inglesa a la obra – y Project le da muchas herramientas para hacerlo. Pero más allá de todas las características automatizadas de Project, usted puede anticipar el cambio simplemente planificando para él.

El camino crítico determina la duración del proyecto. Cada gerente de proyecto sabio dedica tiempo y fondos de reserva de contingencia a sus proyectos. Cuando un proyecto termina con una semana de retraso y $5,000 más de lo presupuestado, sólo el gerente de proyecto sabe que fue cuatro semanas más tarde y $25,000 más costoso de lo programado originalmente, sin reserva para imprevistos.

Añada una reserva para imprevistos antes de los principales productos o al final de una fase para tener en cuenta los acontecimientos imprevistos. Incluso puede añadir una tarea de contingencia y dotarla de recursos con Murphy.

Utilice el tipo de recurso de coste (en lugar de un recurso de trabajo o material) para añadir una cantidad fija de reserva para imprevistos a una tarea o fase.

No lo pospongas hasta mañana…

Aunque el software de gestión de proyectos puede simplificar muchos aspectos de su vida laboral, la mayoría de las personas que utilizan Project por primera vez se ven abrumadas por la cantidad de tiempo que dedican a introducir y actualizar datos. Estas tareas pueden ser ciertamente engorrosas, pero la recompensa de dominar las capacidades de actualización automatizada y de generación de informes en Project compensa con creces cualquier trabajo que soporten por adelantado.

Siempre que sea posible, importe tareas de Outlook o Excel a Project para ayudar a acelerar la entrada de datos en la fase de planificación.

Rastree tan a menudo como pueda, al menos una vez a la semana. Si no te ocupas de la tarea de seguir el progreso de un proyecto, puedes terminar detrás de la proverbial bola ocho. Esta estrategia no sólo le ahorra tener que introducir una montaña de datos de seguimiento, sino que también le permite – y a su equipo – ver el estado del proyecto en cualquier momento. De esta manera, usted puede detectar rápidamente el desastre que se aproxima y hacer ajustes preventivos.

Delegado, delegado, delegado, delegado

Evite la necesidad de intentar hacer todo en un proyecto usted mismo. Aunque crear y mantener el archivo del proyecto por su cuenta puede parecer que le da más control sobre el resultado, volar solo en un proyecto más grande es casi imposible (y posiblemente un trabajo de tiempo completo). Por supuesto, no puede permitir que docenas de personas hagan cambios en el plan, porque se arriesgaría a perder la pista de quién hizo qué y cuándo. Sin embargo, seguir estas prácticas simples puede convertir unos pocos dedos del pastel del proyecto de dañino a útil:

  • Designe a una persona para que maneje todos los datos. La misión de esta persona es introducir todos los datos de seguimiento en el fichero maestro.
  • Divida el proyecto en unos cuantos subproyectos y asigne a personas de su confianza para que actúen como gerentes de esos subproyectos. Permítales manejar su propio seguimiento y ajustes, y luego ensamblar estos proyectos en un proyecto maestro para que usted pueda monitorear el estado general.
  • Establezca procedimientos uniformes para el equipo al frente. No permita que un miembro del equipo reporte el tiempo en una hoja de notas entre oficinas, otro le envíe su progreso por correo electrónico, y otros registren sus horas de trabajo en la hoja de tiempo a discreción. Elaborar una estrategia que utilice las características del proyecto para comunicarse de manera coherente.

Puede hacer un seguimiento del progreso a un nivel alto, como 25 por ciento, 50 por ciento, 75 por ciento y 100 por ciento completo.

Documéntelo

La mayoría de la gente ha escuchado la advertencia de la dirección del proyecto “Cubre tus suposiciones”, y Project te ayuda a hacerlo fácilmente. Utilice estas funciones para documentar los detalles del proyecto:

  • Área de notas: Utilícelo tanto para tareas como para recursos para hacer un registro de información de fondo, cambios o asuntos especiales.
  • Informes: Personalícelas para incorporar toda la información pertinente y ayudar a documentar las tendencias y los cambios.
  • Informes visuales: Utilice esta nueva función para describir el estado del proyecto para las partes interesadas con una orientación visual.

Grabe varias versiones del proyecto, especialmente si modifica la línea de base en versiones posteriores. De esta manera, usted tiene un registro de cada paso en la planificación del proyecto al que debe referirse cuando surjan preguntas en el futuro.

Mantenga al equipo informado

Siga estos métodos para mantener abiertos los canales de comunicación:

  • Utilice las funciones del proyecto que se integran con Outlook u otros programas de correo electrónico. Utilícelos para enviar archivos de proyecto u otro tipo de comunicaciones.
  • Actualizar el plan de gestión de las comunicaciones. Documente quién necesita qué información, cuándo y con qué frecuencia.
  • Revise el progreso con los miembros del equipo reuniéndose regularmente en persona, por teléfono o a través del software de la reunión. Asegúrese de que todos los miembros del equipo tengan la última versión del calendario del Proyecto para consultar durante estas reuniones.
  • Visualizar el código del plan de la estructura del proyecto (PEP) en los informes. De este modo, podrá referirse fácilmente a tareas específicas en proyectos de gran envergadura sin confusión.

Medir el éxito

Cuando comience el proyecto, debe tener una idea de lo que constituye el éxito, y debe saber cómo medirlo. Ya lo has oído: “Usted puede tener el entregable a tiempo, dentro del presupuesto o bien hecho. Elige dos.” El éxito puede implicar el logro de muchos objetivos, tales como

  • Satisfacción del cliente
  • Satisfacción de la dirección
  • Cumplir con las restricciones presupuestarias
  • Llegar a tiempo

Para determinar cómo medir el éxito, haga estas preguntas:

  • ¿Supondrá el éxito en la elaboración del presupuesto no exceder las estimaciones originales en más de un 10 por ciento?
  • ¿Se considerará el proyecto a tiempo si se trabaja en él el número estimado de semanas menos un período de dos meses cuando se estaba en espera para una huelga sindical, o es el tiempo total de trabajo menos importante que cumplir con una fecha límite específica?
  • ¿Cómo medirá la satisfacción del cliente?
  • ¿Un lanzamiento de producto exitoso incluye altas cifras de ventas después del lanzamiento, o el proyecto fue un éxito simplemente porque usted se mudó a otro lugar?

Coloque hitos en el proyecto que reflejen el logro de cada tipo de éxito. Cuando llegues a uno, puedes dar palmaditas en la espalda a tu equipo. Saber cómo se ve el éxito le ayuda a motivar a su equipo para que lo logre.

Mantener una estrategia flexible

Las cosas pasan. Nunca ha habido un proyecto que no requiriera alojamiento para las sorpresas a lo largo del camino. La marca de una buena administradora de proyectos es que está alerta a estos cambios y hace ajustes para enfrentarlos rápidamente.

Hacer ajustes para acomodar las malas noticias no es fácil; de hecho, puede ser realmente difícil dar malas noticias. Sin embargo, evitar un problema en el proyecto y esperar que simplemente desaparezca tiene el desagradable hábito de convertirse en un problema aún peor. Las siguientes herramientas pueden ayudarle a mantenerse alerta a los cambios y hacer ajustes:

  • La opción de contorno de trabajo puede ayudarle a cambiar el contorno del trabajo a carga frontal, carga posterior o, de otro modo, a cambiar la distribución del trabajo durante la duración de la tarea.
  • Utilice el Inspector de tareas para ver qué es lo que está conduciendo una tarea. Puede buscar opciones como añadir recursos, revisar las relaciones de dependencia de tareas y utilizar la reserva.
  • Active el formato de ruta crítica para ver la ruta crítica del proyecto y controlar cuánta holgura queda. Ajustar las tareas para usarlas eficientemente puede mantenerlo a tiempo en una crisis.

Aprende de tus errores

Un gran regalo que ofrece Project es la capacidad de mirar atrás después de completar un proyecto para que puedas aprender de tus errores. Puede revisar el programa original, y cada versión después de él, para ver qué tan bien calculó el tiempo y el dinero, y luego averiguar cómo hacerlo mejor.

Utilizando los registros del proyecto, se pueden detectar tendencias para averiguar, por ejemplo, dónde parece que siempre se pierde el tiempo, o por qué siempre se deja muy poco tiempo para la investigación de mercado y demasiado tiempo para las preguntas y respuestas. Tal vez siempre se olvida de presupuestar la ayuda temporal durante los períodos de mayor afluencia de personal, o se excede al principio, cuando sólo necesita a unas pocas personas.

Utilice la gran cantidad de información en los calendarios de los proyectos para educarse sobre sus propias fortalezas y debilidades como planificador y gerente de proyectos y para mejorar sus habilidades con cada uno de los proyectos que emprenda.

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