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10 Office 365 Propuestas de valor

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Office 365 para tontos, 2ª Edición

Por Rosemarie Withee, Ken Withee, Jennifer Reed

He aquí diez propuestas de valor para Office 365. En particular, usted explora parte del valor que resulta de liberar a sus técnicos y dejarlos enfocarse en resolver problemas de negocios del mundo real usando tecnología en lugar de mantener las luces parpadeando en verde.

También explorará algunos de los beneficios de productividad que se derivan de la migración a la nube, como la capacidad de conectarse en cualquier lugar con conectividad a Internet y el valor añadido que aporta el uso de un conjunto integrado de productos.

Responsabilidad Descargada

La nube está cambiando el paradigma detrás del software de clase empresarial al descargar la responsabilidad de la infraestructura a otra persona. En el caso de Office 365, esa otra persona no es otra que Microsoft. Microsoft ha invertido mucho en la construcción de centros de datos, la instalación de computadoras, sistemas operativos, sistemas de respaldo y planes de mantenimiento. Microsoft se encarga de todo.

Cuando utiliza Office 365, simplemente se registra y comienza a utilizar los productos a través de Internet. El resultado es que usted no tiene que preocuparse por el trabajo pesado. Usted es libre de concentrarse en el uso del software en lugar de preocuparse por mantenerlo en funcionamiento.

Infraestructura reducida

Los costes de compra, gestión y mantenimiento de la infraestructura necesaria para el software de clase empresarial pueden ser francamente abrumadores. Cuando se muda a Office 365, está eliminando la necesidad de infraestructura in situ. Microsoft se encarga de todo esto. Sin la necesidad de todos los servidores y software necesarios para ejecutar el software, puede centrarse en los problemas más importantes que afectan a su negocio.

En pocas palabras, está eliminando la carga de tener una infraestructura en el sitio pero aún así logra la ventaja competitiva que conlleva el uso de software, como SharePoint, Skype para empresas, Office y Exchange.

Costos flexibles y predecibles

Con Office 365, Microsoft ya ha emprendido todos los proyectos de implementación arriesgados que acompañan al software empresarial. Esto no quiere decir que los equipos de Microsoft no se excedieron del presupuesto o que Microsoft no gastó tres o cuatro veces más de lo que pensaban que se necesitaría para poner en marcha Office 365. Pero eso no te importa.

Usted sabe exactamente cuánto le costará Office 365 y no tendrá que preocuparse por los excesos. Microsoft no le dirá que en realidad va a costar cuatro veces más al mes porque el software es complicado. De hecho, Microsoft tiene una garantía de servicio de modo que si el software no está funcionando según el acuerdo, entonces están en el gancho para ello.

Para aumentar aún más la propuesta de valor, puede añadir y eliminar licencias a medida que las necesite. Office 365 ofrece esta capacidad de ampliar o reducir sus licencias y costes, dependiendo de la situación de su organización.

Complejidad reducida

Office 365 no es sólo un producto de SharePoint. El producto Office 365 incluye Exchange, Skype para empresas, Office y SharePoint, además de productos nuevos como Power BI y Sway. Probablemente hay algunas almas por ahí que son expertos absolutos en todas estas tecnologías, pero el hecho es que, para mantener este tipo de software empresarial, se necesita un equipo bastante significativo.

Microsoft ha facilitado la gestión de sistemas de software mediante la introducción de productos, como Small Business Server, pero el hecho es que la gestión de software sigue siendo una tarea complicada. Con Office 365, usted elimina esa complejidad utilizando una sencilla interfaz web para gestionar los distintos productos.

Los ingenieros de Microsoft realizan todas las difíciles responsabilidades que conlleva mantener las luces parpadeando en verde en los servidores. Sólo tiene que utilizar el software de la forma que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.

Acceso desde cualquier lugar

Office 365 vive en los centros de datos de Microsoft y se accede a él a través de Internet. Por esta razón, usted tiene conectividad con el software de su empresa utilizando su computadora de escritorio en su oficina, su computadora portátil o su teléfono móvil. Además, todo lo que necesita es una conexión a Internet en lugar de una conexión especial a su red corporativa.

Tener acceso al software que utiliza a diario desde cualquier lugar proporciona un enorme valor y aumento de la eficiencia. Cuando tenga acceso, puede aprovechar el tiempo de inactividad no deseado. Usted ya no sentirá esa molesta urgencia de tener que volver a su escritorio para hacer su trabajo. Debido a que Microsoft ha adoptado múltiples sistemas operativos, puede encontrar sus aplicaciones de Office 365 en su iPhone, iPad y dispositivo Android, además de Windows.

Datos sincronizados

Con Office 365 y SharePoint Online, tiene un hogar centralizado para todos los documentos. Puede acceder a esos documentos desde varios ordenadores (o incluso desde su teléfono móvil) y por varias personas. Independientemente del número de personas o dispositivos que accedan al documento, sólo existe una versión única del documento en SharePoint. Dado que SharePoint está en la nube y se accede a él a través de Internet, sólo necesita una conexión a Internet o una recepción celular para acceder a los datos de su empresa.

Además de los documentos, Office 365 le permite sincronizar todos sus correos electrónicos, calendarios y contactos en varios dispositivos. Si utiliza Outlook en casa, en la oficina, en su teléfono y en su tableta, no tiene que preocuparse de estar en el dispositivo equivocado al intentar encontrar un contacto en el trabajo. No tiene que preocuparse por perderse una cita porque todos los dispositivos que utiliza se sincronizan con Exchange Online.

No tiene que preocuparse por olvidar un documento de Word, Excel o PowerPoint, porque está en su teléfono o tableta y se puede abrir con Office. El resultado es que sus citas, correo electrónico, contactos y documentos viven en la nube y están sincronizados con todos sus dispositivos.

También puedes sincronizar casi cualquier teléfono inteligente y cualquier aplicación de correo electrónico con Exchange Online, de modo que nunca estarás lejos de tus citas, contactos y correo electrónico. Esta característica es una de las más valiosas. Por no mencionar que Outlook está disponible para todo tipo de dispositivos, incluyendo iPhones y Androids.

Software integrado

El producto Office 365 es en realidad una suite de productos que se aloja en los centros de datos de Microsoft y a los que se accede a través de Internet. Microsoft ha hecho todo lo posible para integrar el software de la forma más transparente posible, lo que se traduce en un aumento de la eficiencia para los usuarios.

Office 365 incluso se integra con su sistema telefónico para que pueda llamar al autor directamente desde el entorno de SharePoint. La integración entre SharePoint, Exchange, Skype para empresas y Office facilita al máximo las tareas diarias. El resultado final es que la tecnología se aparta del camino y le permite a usted y a las personas con las que trabaja hacer su trabajo sin tener que luchar con la tecnología.

Acceso móvil a los datos de la empresa

Con Office 365, podrá finalmente acceder a sus datos desde cualquier lugar utilizando su smartphone. Microsoft está llevando el acceso a cualquier lugar un paso más allá al crear aplicaciones de Office para dispositivos Apple y Android que amplían Office 365.

Ahora, por primera vez, puede hacer clic en un botón de su teléfono y navegar instantáneamente por los datos de su empresa en SharePoint, responder al correo electrónico corporativo, ver sus calendarios, reservar citas y hacer casi todo lo que haría en su escritorio. Sólo que ahora puedes hacerlo desde cualquier lugar donde tengas recepción de teléfono móvil y en casi cualquier tipo de smartphone.

No necesita un Windows Phone para integrarse con Office 365. Windows Phone ofrece la integración más completa, pero puede integrarse con el correo electrónico, el calendario, los contactos y los archivos de Office de su empresa desde prácticamente cualquier dispositivo de smartphone.

Mayor eficiencia de TI

Las tareas rutinarias tienen una manera de crear problemas que toman horas o días en resolverse. Un pequeño fallo técnico puede conducir a una guerra total entre el equipo de TI y los demonios del software. Lo que termina pasando es que la gente de tecnología pasa todo su tiempo en la maleza manteniendo las luces parpadeando en verde. Los empresarios se sienten frustrados porque no reciben el apoyo que merecen, por lo que todo el negocio y la cultura sufren.

Cuando se traslada a la nube, libera sus recursos de TI para centrarse en trabajar con los usuarios de su empresa para resolver problemas que benefician a la organización. Los usuarios de su empresa reciben el apoyo que necesitan y el personal de TI recibe el reconocimiento que se merecen.

Software Empresarial de Autoservicio

El aspecto más interesante de Office 365 para muchas organizaciones es la inclusión de SharePoint Online en la mezcla. SharePoint proporciona un entorno de portal de autoservicio que se puede desarrollar para resolver problemas empresariales reales. La premisa principal detrás del desarrollo de SharePoint es que no es necesario ser un programador para desarrollar soluciones en la plataforma SharePoint.

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