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10 funciones de Excel que usted realmente debe saber

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Fórmulas y funciones de Excel para tontos, 4ª edición

Por Ken Bluttman

Esta lista incluye las diez principales funciones de Excel. Las funciones de esta lista son del tipo que se aplican a una amplia gama de necesidades. Usted no verá una función financiera o cualquier función estadística avanzada – sólo lo básico – pero conocer las funciones aquí es esencial para un buen trabajo en Excel. Siempre puede consultar aquí para un rápido repaso de cómo utilizar estas importantes funciones.

SUMA

Sumar números es una de las operaciones matemáticas más básicas, por lo que existe la función SUM, dedicada a hacer precisamente eso. SUM acepta hasta 255 argumentos.

Cada argumento puede ser un solo número o un rango que contenga varios números. Eso significa que SUM puede sumar un montón de números! La sintaxis es la siguiente:

=SUM(número 1, número 2, ....)

También puede usar SUM con un rango, como se muestra aquí:

=SUMA(A1:A12)

También puede utilizar SUM con más de un rango, como éste:

=SUMA(A1:A12, B1:B12)

PROMEDIO

Aunque técnicamente es una función estadística, el PROMEDIO se utiliza tan a menudo que merece un lugar entre las diez primeras funciones. Todo el mundo está interesado en los promedios. ¿Cuál es la puntuación media? ¿Cuál es el salario medio? ¿Cuál es la altura media? ¿Cuál es el número promedio de horas que los estadounidenses ven televisión?

El PROMEDIO puede aceptar hasta 255 argumentos. Cada argumento puede ser un número o un rango que contenga números. La sintaxis es la siguiente:

=Promedio(número 1 ,número 2 ,....)

También puede usar PROMEDIO con un rango, como se muestra aquí:

=PROMEDIO(A1:A12)

También puede utilizar PROMEDIO con más de un rango, como éste:

=PROMEDIO(A1:A12, B1:B12)

CUENTA

COUNT cuenta el número de celdas en un rango que contiene números. No proporciona ninguna suma, sólo el recuento. Para una lista con diez números, por ejemplo, COUNT devuelve 10, independientemente de cuáles sean los números.

COUNT acepta hasta 255 argumentos, que pueden ser referencias de celdas, referencias de rango o números en sí mismos. COUNT ignora los valores no numéricos. Si un argumento de COUNT es A1:A10 pero sólo dos celdas contienen un número, COUNT devuelve 2. La sintaxis es la siguiente:

=CONTABILIDAD (referencia de celda 1, referencia de celda 2,....)

También puede utilizar COUNT con un rango, como se muestra aquí:

=COUNT(A1:A12)

También puede utilizar COUNT con más de un rango, como éste:

= RECUENTO(A1:A12, B1:B12)

INT y RONDA

Las funciones INT y ROUND funcionan eliminando o reduciendo la parte decimal de un número. Se diferencian en la forma exacta en que lo eliminan.

INT

INT simplemente deja caer la parte decimal sin redondear, es decir, sin importar si el número está más cerca del siguiente número entero superior o del siguiente número entero inferior. Tenga en cuenta que INT siempre trunca al siguiente número entero inferior. Por ejemplo, INT cambia de 12.05 a 12, pero también cambia de 12.95 a 12. Además, INT cambia tanto -5.1 como -5.9 a -6, no a -5, porque -6 es el siguiente número entero inferior. INT toma un solo argumento numérico (como un número real o una referencia de celda). La sintaxis es la siguiente:

=INT(número o referencia de celda)

RONDA

Por otro lado, la función ROUND permite controlar cómo se maneja la parte decimal. ROUND toma dos argumentos: el número a manipular y el número de decimales a redondear. Esto le da más control. Un número como 5.6284 puede convertirse en 5.628, 5.63, 5.6 o sólo 6. ROUND siempre redondea hacia arriba o hacia abajo al número más cercano del siguiente dígito significativo, de modo que 5.628 se convierte en 5.63, no en 5.62.

ROUND convierte 12.95 en 12.9 o 13, dependiendo de la configuración del segundo argumento. Tenga en cuenta que dos funciones – ROUNDUP y ROUNDDOWN – redondean en una sola dirección. A continuación se muestra la sintaxis de ROUND:

=REDONDO (número, número de decimales a redondear)

La sintaxis de ROUNDUP y ROUNDDOWN es la misma que la de ROUND:

=REDONdeo (número, número de decimales a redondear) = REDONdeo (número, número de decimales a redondear)

SI

IF es una función muy útil. Examina una afección y devuelve uno de dos resultados, dependiendo del resultado de la prueba. La prueba debe dar una respuesta verdadera o falsa. Por ejemplo, una prueba puede ser B25 > C30. Si es cierto, IF devuelve su segundo argumento. Si es falso, IF devuelve su tercer argumento.

El FI se utiliza a menudo como paso de validación para evitar errores no deseados. El uso más común de esto es probar si un denominador es 0 antes de hacer una operación de división. Probando primero para 0, puede evitar el error #DIV/0!

Una de las grandes cosas de IF es que el resultado puede ser un espacio en blanco. Esta función es muy útil cuando se desea devolver un resultado si la prueba se realiza de una manera, pero no si el resultado es diferente. La sintaxis es la siguiente:

=IF(prueba lógica, valor si es verdadero, valor si es falso)

AHORA y HOY

La función NOW devuelve la fecha y la hora actuales de acuerdo con el reloj interno de su ordenador. TODAY devuelve sólo la fecha. Si la fecha u hora es incorrecta, no puede ayudarle con eso.

Un uso común de NOW es devolver la fecha y hora de un informe impreso. Ya sabes, para que un mensaje como Impreso en 20/12/2015 10:15 pueda ser puesto en el papel impreso.

Un uso común para HOY es calcular el tiempo transcurrido entre una fecha pasada y hoy. Por ejemplo, es posible que esté haciendo un seguimiento de la duración de un proyecto. Una celda de la hoja de trabajo tiene la fecha de inicio. Otra celda tiene una fórmula que resta esa fecha de HOY. La respuesta es el número de días que han pasado.

AHORA y HOY no aceptan discusiones. La sintaxis de cada uno de ellos es la siguiente:

=NOW()=TODAY()

HLOOKUP y VLOOKUP

HLOOKUP y VLOOKUP encuentran un valor en una tabla. Una tabla es un área de filas y columnas que se define. Ambas funciones funcionan utilizando un valor de búsqueda para el primer argumento que, cuando se encuentra en la tabla, ayuda a devolver un valor diferente.

En particular, se utiliza HLOOKUP para devolver un valor en una línea que está en la misma columna que el valor de búsqueda. Utilice VLOOKUP para devolver un valor en una columna que se encuentre en la misma línea que el valor de búsqueda. A continuación se muestra la sintaxis de estas funciones:

=HLOOKUP (valor de búsqueda, área de tabla, línea, tipo de coincidencia) =VLOOKUP (valor de búsqueda, área de tabla, columna, tipo de coincidencia)

ISNUMERO

Una rosa es una rosa y por cualquier otro nombre olería tan dulce, pero los números no se salen tan fácilmente. Por ejemplo, 15 es un dígito, pero 15 es una palabra. La función ISNUMBER le dice, verdadero o falso, si un valor en una celda es un número (incluyendo los resultados de las fórmulas). La sintaxis es la siguiente:

=NÚMERO DE EJÉRCITO (valor)

MIN y MAX

MIN y MAX encuentran el valor numérico más bajo o más alto en un rango de valores. Estas funciones toman hasta 255 argumentos, y un argumento puede ser un rango. Por lo tanto, puede probar una lista grande de números simplemente introduciendo la lista como un rango. A continuación se muestra la sintaxis de estas funciones:

=MÁX(número1,número2,...)=MIN(número1,número2,...)

También puede usar MIN y MAX con un rango, como se muestra aquí:

=MAX(A1:A12)

o con más de un rango, como este:

=MAX(A1:A12, B1:B12)

SUMIF y COUNTIF

Valores de suma o recuento SUMIF y COUNTIF, respectivamente, si se cumple un criterio suministrado. Esto hace que algunos cálculos sean robustos. Con estas funciones, es fácil responder a una pregunta como»¿Cuántos envíos salieron en octubre?» o»¿Cuántas veces cerró el Dow Jones Industrial Average más de 18.000 el año pasado?

El SUMIF toma tres argumentos:

  • Una gama en la que aplicar los criterios
  • Los criterios reales
  • El rango desde el cual se suman los valores

Un punto clave aquí es que el primer argumento puede o no ser el mismo rango a partir del cual se suman los valores. Por lo tanto, puede utilizar SUMIF para responder a una pregunta como «¿Cuántos envíos salieron en octubre? y también una como «¿Cuál es la suma de los números más de 100 de esta lista? A continuación se presenta la sintaxis del SUMIF:

=SUMIF(range,criteria,sum_range)

Nótese también que el tercer argumento del SUMIF puede omitirse. Cuando esto sucede, el SUMIF utiliza el primer argumento como el rango en el cual aplicar los criterios y también como el rango desde el cual sumar.

COUNTIF cuenta el número de artículos en un rango que coinciden con los criterios. Esto es sólo un conde. El valor de los elementos que coinciden con los criterios no importa más allá del hecho de que coincida con los criterios. Pero después de que el valor de una celda coincida con el criterio, el conteo de esa celda es 1. COUNTIF toma sólo dos argumentos:

  • El rango a partir del cual se puede contar el número de valores
  • Los criterios a aplicar

A continuación se muestra la sintaxis de COUNTIF:

COUNTIF(rango, criterios)

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