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10 claves para utilizar la tecnología en la gestión de los registros de las pequeñas empresas

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Por Barb Howe, Abshier House

Los propietarios de pequeñas empresas de todo el mundo han adoptado la tecnología para administrar sus registros, ya sea programando citas, creando correspondencia, registrando las operaciones comerciales, procesando la nómina, rastreando el inventario o más. Si bien las empresas no se han quedado”sin papel”, han reconocido las ventajas de utilizar la tecnología para mantenerse organizadas. Si todavía está encadenado al uso de papel, puede que sea el momento de usar las siguientes diez teclas para reemplazar el papel por archivos electrónicos.

Utilizar Outlook para realizar un seguimiento de citas, tareas y proyectos

El calendario en papel que va a todas partes es útil, pero ¿ha intentado usar la función Calendario en un programa de software? Con un calendario computarizado, puede ingresar a una cita una vez y establecerla para que se repita diaria, semanal, quincenal o mensualmente, y puede establecer recordatorios automáticos: tareas que no puede realizar en su calendario de papel. Otra ventaja adicional: con software como Outlook, todos los miembros de su personal pueden compartir calendarios.

Escanear tarjetas de visita y transferir su información a listas de contactos de Outlook

¿Está cansado de tener que abrirse camino a través de su Rolodex o de una gran pila de tarjetas de visita para encontrar un número de teléfono o una dirección de correo electrónico? Bueno, puedes alejarte de cualquier versión de esta pesadilla que enfrentes. ¿Cómo? Pase cada tarjeta de visita por un escáner que incluye software para convertir la información de la tarjeta en la lista de contactos de Outlook. A continuación, puede encontrar la información que busca con una operación Buscar.

Convertir documentos en archivos Adobe.pdf

MS Word tiene una opción para guardar archivos como. pdfs. El proceso es indoloro. Con un documento abierto de Word, seleccione FileSave AsSave como tipo y haga clic en la flecha desplegable del extremo derecho. Desplácese hacia abajo por la lista, resalte PDF y haga clic en Guardar (al lado de Cancelar en la parte inferior del cuadro).

¿Cuál es el problema con los pdfs? Ya no tiene que preocuparse de si alguien tiene la versión correcta de software para leer su archivo. Cualquier ordenador con Adobe reader puede abrir cualquier archivo.pdf.

También puede escanear cartas, facturas, anuncios (cualquier documento que se ajuste a su escáner) y guardarlos como archivos pdf. Sólo asegúrese de configurar el escáner con el tipo de archivo.pdf antes de escanear el documento.

Crear patrones de documentos utilizados con frecuencia

Cuando utilice con frecuencia esencialmente la misma letra pero con cambios menores, mantenga un archivo maestro de la misma en su computadora. A continuación, cuando necesite el documento, abra el documento maestro, realice las modificaciones e imprima el documento. Recuerde guardar el archivo con un nombre de archivo diferente para que no se cambie el patrón.

Usar software de contabilidad para crear facturas y órdenes de compra

Ya no tiene que hojear los archivadores llenos de facturas u órdenes de compra. Utilice programas de contabilidad como QuickBooks o Sage 50 para crear esos documentos. Es posible que tenga que imprimir y enviar por correo documentos a un cliente, pero el archivo real permanecerá -no en los archivadores que ahorran espacio- sino en su computadora, donde encontrar una factura es cuestión de escribir unas pocas pulsaciones de teclas.

Automatizar las tarjetas de tiempo, las facturas de proyectos y el procesamiento de nóminas

Puede reemplazar el fichaje y el procesamiento de tarjetas de tiempo con el fichaje electrónico y el procesamiento de la nómina. Piense en el tiempo ahorrado y en los errores evitados. Un empleador dice que su compañía redujo el procesamiento de la nómina de pago de 6 horas a 45 minutos usando un software de tarjeta de tiempo. Esa es una gran hazaña.

Y si la confiabilidad es un problema para su negocio, usted puede comprar un programa de software que requiere que cada empleado ponga un dedo en un escáner al comenzar y terminar las horas de trabajo! Esta huella dactilar suena como una película de ciencia ficción, ¿no?

Rastrear el inventario electrónicamente

Si su pequeña empresa tiene inventario, el uso de la tecnología es la única manera de hacerlo. El software de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) le permite a su compañía mantener un registro preciso del inventario, llenar los pedidos más rápidamente, enviar los pedidos sin problemas y facturar con precisión porque todo es rastreado por computadora. Puede gestionar todos estos procesos, utilizando etiquetas y números en la pantalla de su ordenador.

Registrar las compras y los detalles de los productos sobre los activos en una hoja de cálculo o base de datos.

Cuando compre equipos u otros activos, registre la compra y los detalles del producto en una hoja de cálculo o base de datos. Con toda la información al alcance de su mano, puede ponerse en contacto con el proveedor con cualquier problema o hacer un recuento rápido de sus activos para obtener un estado financiero o responder a una solicitud de información sobre activos del banco.

Haga que el tiempo de los impuestos sea pan comido

Cuando todos o la mayoría de sus registros están en la computadora, la preparación de impuestos es mucho más fácil y precisa que la transferencia de datos de una copia impresa de documentos a la computadora.

Con todas sus facturas u órdenes de compra en un programa de software de contabilidad, sólo tiene que ejecutar un informe y -voilà- el software le da el total de facturas u órdenes de compra para el año. Lo mismo ocurre con la nómina, el inventario y los activos. Puede recuperar cualquier cosa que haya almacenado sistemáticamente en el ordenador cuando lo necesite.

Copia de seguridad de archivos

Una ventaja adicional del uso de la tecnología para administrar los registros de su pequeña empresa es que puede realizar copias de seguridad de los mismos, por ejemplo, guardarlos en un ordenador en otro lugar o en una unidad flash.

¿Por qué es tan importante? El activo informático más preciado son los datos que contiene. Guarde una copia adicional de esos datos para que nunca tenga que enfrentarse a la consternación de la pérdida de registros. Rara vez se le avisa por adelantado que un ladrón va a robar su computadora, que un incendio la va a derretir o que simplemente va a morir.

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