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10 accesos directos de Microsoft Outlook 2019 que vale la pena tomar

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Perspectiva 2019 para tontos

Por Faithe Wempen, Bill Dyszel

Hacer malabares con botones, llaves y cintas puede llevar todo el día. Esta lista ofrece algunos atajos de Microsoft Outlook que pueden ahorrarle tiempo y tensión.

Cómo usar la herramienta de Elementos nuevos de Microsoft Outlook

Para crear un nuevo elemento en cualquier módulo en el que se encuentre, simplemente haga clic en la herramienta que se encuentra en el extremo izquierdo de la cinta. El nombre y la apariencia de ese icono cambia al cambiar de módulo, de modo que se convierte en un icono de Nueva tarea en el módulo Tareas, un icono de Nuevo contacto en el módulo Personas, etc. También puede hacer clic en la herramienta Nuevos elementos a su derecha para abrir el menú Nuevos elementos.

Al elegir un elemento del menú Nuevos elementos, que se muestra aquí, puede crear un elemento nuevo en un módulo de Outlook distinto del que se encuentra sin cambiar los módulos. Por ejemplo, puede que esté respondiendo a un mensaje de correo electrónico y desee crear una tarea. Haga clic en el botón Elementos nuevos, seleccione Tarea, cree su tarea y, a continuación, siga trabajando con su correo electrónico.

Cómo enviar rápidamente un archivo a través del correo electrónico de Microsoft Outlook

Puede enviar un archivo a través del correo electrónico de Outlook con sólo unos pocos clics del ratón, incluso si Outlook no se está ejecutando. Cuando esté viendo archivos en el Explorador de archivos, puede marcar cualquier archivo que desee enviar a cualquier destinatario de correo electrónico. Aquí está el cómo:

  1. Busque el archivo en el Explorador de archivos.
  2. Haga clic con el botón derecho en el archivo que desea enviar. Aparece un menú.
  3. Seleccione Enviar a. Aparece otro menú.
  4. Seleccione Destinatario de mail. Aparece un formulario de nuevo mensaje. En el cuadro Adjunto aparece un icono que representa el archivo adjunto.
  5. Escriba el asunto del archivo y la dirección de correo electrónico de la persona a la que le está enviando el archivo. Si desea añadir comentarios a su mensaje, escríbalos en el área de mensajes de la ventana.
  6. Haga clic en Enviar. Su mensaje va al destinatario.

Cómo enviar rápidamente un archivo desde cualquier aplicación de Microsoft Office

Puede enviar por correo electrónico cualquier documento de Office desde la propia aplicación de Office sin utilizar el módulo de correo electrónico de Outlook. Aquí está el cómo:

  1. Con un documento de Office abierto en la aplicación que lo creó, haga clic en la ficha Archivo.
  2. Seleccione Compartir. Aparece el cuadro de diálogo Compartir.
  3. Haga clic en uno de los botones de Adjuntar una copia en su lugar: Documento Word o PDF. Utilice el formato que mejor se adapte a la acción en cuestión. Utilice Documento de Word si desea que el destinatario pueda editar el archivo fácilmente, y utilice PDF si no lo desea. Aparece un nuevo formulario de mensaje en Outlook.
  4. Escriba el asunto del archivo y la dirección de correo electrónico de la persona a la que le está enviando el archivo. Si desea añadir comentarios a su mensaje, escríbalos en el cuadro de texto donde se encuentra el icono del archivo.
  5. Haga clic en el botón Enviar. Su mensaje va a la bandeja de salida.

Cómo convertir un mensaje de Outlook en una reunión

A veces, después de intercambiar innumerables mensajes de correo electrónico sobre un tema, te das cuenta de que sería más rápido hablar unos minutos. Para convertir un mensaje de correo electrónico en una reunión, haga clic en el botón Reunión de la ficha Inicio (en la Bandeja de entrada, con el mensaje seleccionado). Esto abre un formulario de Nueva reunión para que pueda organizar una reunión basada en el contenido del correo electrónico.

Cómo encontrar rápidamente algo en Microsoft Outlook

No se necesita mucho tiempo para acumular una colección bastante grande de elementos en Outlook, que puede tardar mucho tiempo en explorarse cuando se desea encontrar un elemento específico. Outlook puede buscar elementos en su comando si escribe el nombre de lo que está buscando en el cuadro de búsqueda en la parte superior de cada pantalla. Esto inicia una búsqueda rápida para que pueda obtener lo que desea en un abrir y cerrar de ojos.

Cómo deshacer errores en Outlook

Si no sabías lo del comando Deshacer, es hora de que escuches las buenas noticias: Cuando comete un error, puede deshacerlo presionando Ctrl+Z o haciendo clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido en la esquina superior izquierda de la pantalla. Así que, siéntete libre de experimentar; ¡lo peor que tendrás que hacer es deshacerlo! (Por supuesto, es mejor si usted deshace su error de inmediato – antes de hacer demasiadas cosas.)

Cómo usar el cuadro de diálogo Ir a fecha de Outlook

Puede utilizar la ventana de diálogo Ir a fecha, que se muestra aquí, en todas las vistas de calendario. Para acceder a él, haga clic en el botón Propiedades en la esquina inferior derecha del grupo Ir a en la ficha Inicio. Alternativamente, puede presionar Ctrl+G como un acceso directo.

Por ejemplo, si desea saltarse 60 días, presione Ctrl+G y escriba 60 días a partir de ahora. El Calendario avanza 60 días desde la fecha actual.

Cómo añadir elementos a las vistas de lista de Outlook

Muchas listas de Outlook tienen un campo en blanco en la parte superior donde puede escribir una entrada y crear un nuevo elemento para esa lista. Cuando vea las palabras Haga clic aquí para agregar una nueva tarea, eso es exactamente lo que debe hacer. Simplemente haga clic en el campo y escriba su nuevo artículo.

Cómo enviar mensajes repetidos a través del correo electrónico de Microsoft Outlook

Si tiene mensajes que envía repetidamente, guarde el texto como Piezas rápidas para ahorrar tiempo. Por ejemplo, si estuvieras escribiendo un artículo sobre los accesorios de Outlook, podrías enviar un mensaje a cada empresa que encuentres que haga cosas para Outlook. El mensaje podría decir algo así:

Actualmente estoy escribiendo un artículo sobre Microsoft Outlook, y me gustaría evaluar su producto, XXX, para discutirlo en mi artículo. ¿Podría enviarme un dossier de prensa?

Cuando encuentre un nuevo proveedor de accesorios de Outlook en Internet, deberá seguir estos pasos:

  1. Dirija su mensaje de correo electrónico. Haga clic en la dirección de correo electrónico de la empresa en su navegador.
  2. Haga clic en la ficha Insertar.
  3. Haga clic en el área del cuerpo del mensaje y, a continuación, haga clic en el botón Piezas rápidas.
  4. Seleccione el elemento AutoTexto que guardó. Cambie el XXX al nombre del producto.
  5. Haga clic en el botón Enviar. Usted puede tener una solicitud en menos de 30 segundos y continuar con su próxima tarea.

Para utilizar esta función, primero debe almacenar bloques de texto en Quick Parts:

  1. En un mensaje de correo electrónico, una cita, un registro de contactos, una reunión o una tarea, escriba y seleccione el texto que desea utilizar repetidamente.
  2. Haga clic en la ficha Insertar.
  3. Haga clic en el botón Piezas rápidas ubicado en el grupo Texto.
  4. Haga clic en Guardar selección en la Galería de piezas rápidas. Puede crear grupos de texto de piezas rápidas para diferentes propósitos. Por ejemplo, puede generar texto introductorio o texto de cierre para diferentes tipos de mensajes y luego almacenar este texto en la galería bajo Intro o Cierre.

Cómo reenviar un mensaje de Outlook

A veces, necesitas recordarle a alguien que olvidó hacer algo que le pediste que hiciera. Podrías redactar un mensaje completamente nuevo recordándole a esa persona cuántas veces se lo has recordado ya. Pero es más rápido y fácil hacerlo:

  1. Vaya a la carpeta Elementos enviados.
  2. Haga doble clic en el mensaje que envió la última vez.
  3. Haga clic en Acciones.
  4. Seleccione Reenviar este mensaje. También puede agregar una frase que diga:”En caso de que esto no te llegue, aquí tienes otra copia”.

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