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10 Accesorios para Microsoft Outlook

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Perspectiva 2019 para tontos

Por Faithe Wempen, Bill Dyszel

Microsoft Outlook puede hacer mucho por usted sin ayuda externa, pero unos pocos accesorios bien pensados, como Sharepoint, pueden hacerle la vida aún más fácil. Algunos accesorios compensan las capacidades que Outlook debería tener pero no lo hace. Otros accesorios ayudan a utilizar los datos de Outlook en cualquier lugar y en cualquier momento.

Teléfonos inteligentes y Microsoft Outlook

Los smartphones están en todas partes hoy en día, y son probablemente el”accesorio” más poderoso de Outlook. Si usted no ha comprado un nuevo teléfono celular últimamente, los teléfonos inteligentes son teléfonos celulares con software de organización personal incorporado. Los principales smartphones en este momento incluyen el iPhone y los dispositivos basados en Android, como el Samsung Galaxy.

Aunque puede introducir y gestionar datos en un abrir y cerrar de ojos con Outlook, puede llevar la información más importante de Outlook en su bolsillo en cualquier smartphone que lleve consigo. Incluso puedes leer el correo electrónico en el metro usando un teléfono inteligente (algo que tal vez no quieras probar con una computadora portátil).

Puede elegir entre varias aplicaciones de correo electrónico en la mayoría de los teléfonos inteligentes, y es posible que Outlook no sea necesariamente su favorito al final. Pero al menos inténtalo. Tiene algunas características que la mayoría de las aplicaciones gratuitas no tienen.

Un equipo Tablet PC y Microsoft Outlook

Las tabletas están encontrando rápidamente un lugar importante en la vida de muchas personas. El iPad de Apple es la marca más conocida y popular de tabletas, pero hay muchas tabletas en el mercado que funcionan con el sistema Android. Muchas tabletas Android también son increíblemente baratas. Un iPad 2 antiguo, por ejemplo, es perfectamente suficiente para ejecutar la versión móvil de Outlook. La pantalla más grande de una tableta te permite leer el correo electrónico más cómodamente, lo que es una ventaja si eres una de esas personas que recibe cientos de mensajes de correo electrónico todos los días. Al mismo tiempo, el tamaño ligero y conveniente de una tableta puede darle la libertad de escanear cómodamente su correo electrónico en una cafetería o cafetería o en el asiento trasero de su limusina.

Para Dummies E-Learning

Todo lo relacionado con los ordenadores cambia tan rápidamente que es casi imposible mantenerse al día. Tienes que seguir aprendiendo constantemente, pero ¿dónde encuentras la instrucción? Eso es fácil: tome clases en línea de Dummies.com. Entra en learn.Explicado.com y mira la lista de cursos que puedes tomar. Puede aprender a su propio ritmo, paso a paso, a dominar Microsoft Office, los medios sociales o incluso cosas tan impresionantes como el cálculo. No hay fin a lo inteligente que podrías llegar a ser si pasas suficiente tiempo en Dummies.com.

Oficina de Microsoft

Cuando se lanzó Outlook por primera vez, formaba parte de la suite Microsoft Office 97. (¡Sí, tiene más de 20 años!) En ciertas situaciones, Microsoft ofrece Outlook como un producto independiente (o en un paquete con Internet Explorer), por lo que es posible que no siempre tenga los beneficios de usar Microsoft Office y Outlook en conjunto. Office te permite hacer todo tipo de trucos con el correo electrónico y los gráficos salientes, mientras que Outlook te permite intercambiar el trabajo que has creado en Office a través del correo electrónico. Use ambos si es posible.

Escáneres de tarjetas de visita y Microsoft Outlook

Puede utilizar varias marcas de escáneres de tarjetas de visita para copiar la información de contacto en Outlook desde las tarjetas de visita que recopila en reuniones, conferencias y ferias comerciales. Por supuesto, puede introducir toda la información manualmente, pero si recoge más de una docena de tarjetas por semana, un escáner de tarjetas de visita puede ahorrarle mucho trabajo.

Copia de seguridad en línea para Microsoft Outlook

Hay varios buenos servicios de copia de seguridad en línea disponibles a precios razonables, incluyendo Mozy, Carbonite, y muchos otros. Si su computadora se bloquea, o si – Dios no lo quiera – usted debe sufrir un incendio, inundación u otro desastre que destruya su computadora, usted puede recuperar su información y comenzar donde la dejó. Necesitará una conexión a Internet de alta velocidad para utilizar cualquiera de estos servicios. Cobran por mes, y la tranquilidad vale cada centavo.

Asegúrese de que la carpeta que contiene los archivos de datos de Outlook esté incluida en el conjunto de copias de seguridad. Para ver dónde se almacenan los archivos de datos, seleccione Archivo, Configuración de la cuenta, Configuración de la cuenta y, a continuación, haga clic en la ficha Archivos de datos. De forma predeterminada, en la mayoría de los equipos con Windows 10, los archivos de datos de Outlook se almacenan en C:\NUsuario;nombredeusuario;Outlook.

Skype con Microsoft Outlook

Skype es una forma sorprendentemente fácil de mantener un servicio de conferencia virtual que puedes usar para organizar las reuniones en línea que probablemente organizarás en tu calendario de Outlook. Incluso hay un botón en la cinta del calendario de Outlook que inicia una reunión de Skype para ti (si tienes una versión de Office 365 para empresas). Si tienes muchas reuniones con compañeros de trabajo que trabajan desde casa o que trabajan en muchos lugares geográficos, Skype puede hacerte la vida mucho más fácil.

Microsoft SharePoint

Hasta hace poco, Microsoft SharePoint se encontraba con más frecuencia en grandes organizaciones que necesitaban una forma de compartir información y colaborar sin problemas. El programa era demasiado engorroso y costoso para los usuarios privados y las empresas domésticas. Hoy en día, sin embargo, cualquiera puede comprar SharePoint a través de una suscripción a Office 365. Usted paga dependiendo del nivel de servicio que desee. Si tiene un equipo habitual que colabora en proyectos empresariales, podría considerar la posibilidad de probar SharePoint como una herramienta para compartir documentos y otra información.

Microsoft Exchange

Muchas de las funciones empresariales que parecen estar integradas en Outlook, como el calendario compartido, requieren en realidad que ejecute un programa llamado Microsoft Exchange. Exchange le permite compartir la información de Outlook con otras personas de su oficina y coordinar reuniones y tareas. Puede alquilar cuentas de Microsoft Exchange como parte de una suscripción a Office 365. Las tarifas varían en función del número de funciones opcionales que elija y del número de personas que trabajan en su organización.

OneDrive

OneDrive es el servicio de intercambio de archivos en la nube de Microsoft. Si tienes una cuenta de Microsoft (lo que probablemente hagas si has iniciado sesión en Windows en este momento), tienes una cuenta de OneDrive; son la misma cosa. Vaya a onedrive.com e inicie sesión con su ID de Microsoft para acceder a él.

En Windows 10, el acceso a OneDrive también está integrado en el Explorador de archivos, por lo que puede acceder a él a través del icono de OneDrive en el panel de navegación. Los archivos de OneDrive pueden almacenarse en caché localmente para que pueda utilizarlos incluso cuando no esté en Internet; consulte la configuración de OneDrive para determinar qué archivos y carpetas se tratan de esa manera. (Para llegar a la configuración de OneDrive, haga clic con el botón derecho en su icono en el área de notificación de la barra de tareas y seleccione Configuración.)

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